Warum tun sich ERP-Projekte schwer? Roadmap für eine schrittweise Einführung

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) führt Prozesse eines Unternehmens wie Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Finanzen in einem einzigen System zusammen. Weil seine Wirkung groß ist, sind auch die Erwartungen hoch. Doch ERP-Projekte gehören zu den Softwareprojekten, die sich am schwersten tun, und die Gründe dafür sind meist nicht technischer Natur.

Fünf Faktoren, die Projekte erschweren

1. Der Umfang wird auf einmal angegangen

Der Versuch, alle Prozesse gleichzeitig in das neue System zu überführen, führt dazu, dass eine Verzögerung in einem Bereich das gesamte Projekt zum Stillstand bringt. Mit dem Umfang wächst auch die Unsicherheit.

2. Prozesse sind nicht schriftlich festgehalten

In vielen Unternehmen leben die Prozesse im Wissen einzelner Personen. Ausnahmen, Freigaberegeln und Gewohnheiten nach dem Muster „das machen wir immer so“ kommen erst bei der Einrichtung des Systems zum Vorschein.

3. Datenqualität

Werden doppelte Kundendatensätze, uneinheitliche Produktcodes und unvollständige Angaben in das neue System übernommen, wird auch das Problem mit übernommen. Die Datenbereinigung dauert in der Regel länger als vorgesehen.

4. Widerstand gegen Veränderung

Das neue System verändert die Arbeitsweise, an die sich die Menschen seit Jahren gewöhnt haben. Werden die Nutzer nicht in den Prozess einbezogen, verwenden sie ihre alten Tabellen neben dem neuen System weiter.

5. Unklare Verantwortung

Gibt es keine interne verantwortliche Person, die Entscheidungen trifft und Prioritäten setzt, bleiben Fragen unbeantwortet, und das Projekt wartet.

Warum ist die schrittweise Einführung sicherer?

Bei der schrittweisen Einführung wird das System Modul für Modul in Betrieb genommen. Jede Phase wird für sich abgeschlossen und genutzt, und die nächste beginnt mit den Erkenntnissen daraus. Probleme treten zutage, solange sie klein sind, das Team gewöhnt sich schrittweise an das System, und der Gegenwert der Investition wird bereits mit dem ersten Modul sichtbar.

Roadmap in sieben Schritten

1. Bilden Sie die Prozesse ab. Schreiben Sie für jeden Prozess die Schritte, die Verantwortlichen und die Ausnahmen auf. Ziel ist, den Ist-Zustand so zu sehen, wie er ist.
2. Vereinfachen Sie. Entfernen Sie unnötige Freigaben und sich wiederholende Schritte, bevor Sie sie in die Software übertragen. Einen schlechten Prozess zu automatisieren, macht ihn lediglich schneller.
3. Wählen Sie das erste Modul. Beginnen Sie mit dem Bereich, in dem die meisten Probleme auftreten oder der andere Prozesse speist; in den meisten Unternehmen ist das die Lager- und Bestellverwaltung.
4. Bereinigen Sie die Daten. Beseitigen Sie Dubletten in den Stammdaten (Kunden, Produkte, Lieferanten), legen Sie Regeln für die Codierung fest und prüfen Sie die Daten vor der Migration.
5. Arbeiten Sie parallel. Nutzen Sie altes und neues System für kurze Zeit gemeinsam und vergleichen Sie die Ergebnisse. Je länger diese Phase dauert, desto größer wird die doppelte Arbeitslast; begrenzen Sie ihre Dauer von Anfang an.
6. Schulen und unterstützen Sie. Schulen Sie rollenbezogen; richten Sie einen Supportkanal ein, über den Fragen in den ersten Wochen schnell beantwortet werden.
7. Messen Sie und gehen Sie zum nächsten Modul über. Bewerten Sie das Ergebnis anhand von Kennzahlen wie der Bearbeitungszeit für Bestellungen, der Bestandsgenauigkeit oder der Dauer des Monatsabschlusses.

Standard-ERP oder individuelles ERP?

In Bereichen, die durch Rechtsvorschriften definiert sind, etwa Buchhaltung und Lohnabrechnung, sind Standardpakete in der Regel die richtige Wahl. Bei den operativen Prozessen, die das Unternehmen von seinen Wettbewerbern unterscheiden, kann es dagegen hohe Anpassungskosten verursachen, das Paket an den Prozess anzupassen. Ein häufiges und funktionierendes Modell ist, die Finanzseite in einem Standardprogramm zu führen, das operative Geschäft mit individuell entwickelten Modulen zu steuern und beide per Integration zu verbinden.

Gewohnheiten, die den Erfolg erhöhen

• dem Projekt eine entscheidungsbefugte verantwortliche Person aus dem Fachbereich zuordnen,
• für jedes Modul ein messbares Ziel festlegen,
• Ausnahmen auflisten und priorisieren, statt zu versuchen, sie in der ersten Version zu lösen,
• Key-User ab der Designphase in den Prozess einbeziehen.

Ein ERP ist keine Softwareinstallation, sondern eine Veränderung der Arbeitsweise des Unternehmens; und Veränderung wird dann dauerhaft, wenn sie Schritt für Schritt gesteuert wird.

Um Ihre Prozesse Modul für Modul anzugehen, können Sie sich unsere Leistung CRM- und ERP-Softwareentwicklung ansehen.