Почему ERP-проекты идут тяжело? Дорожная карта поэтапного перехода

ERP (планирование ресурсов предприятия) объединяет в одной системе такие процессы компании, как закупки, склад, производство, продажи и финансы. Эффект от неё велик, поэтому высоки и ожидания. Однако ERP-проекты относятся к числу тех программных проектов, которые идут тяжелее всего, и причины этого чаще всего не технические.

Пять факторов, осложняющих проекты

1. Весь объём работ берётся за один раз

Попытка одновременно перенести в новую систему все процессы приводит к тому, что задержка на одном участке останавливает весь проект. Чем больше объём работ, тем больше и неопределённость.

2. Процессы не зафиксированы письменно

Во многих компаниях процессы живут в головах людей. Исключения, правила согласования и привычки из разряда «мы всегда так делаем» всплывают только при внедрении системы.

3. Качество данных

Когда дублирующиеся записи о клиентах, несогласованные коды товаров и неполные сведения переносятся в новую систему, вместе с ними переносится и проблема. Очистка данных обычно занимает больше времени, чем предполагалось.

4. Сопротивление изменениям

Новая система меняет способ работы, к которому люди привыкали годами. Если пользователей не вовлекают в процесс, они продолжают вести свои старые таблицы параллельно с новой системой.

5. Неясно, кто отвечает за проект

Когда внутри компании нет ответственного, который принимает решения и расставляет приоритеты, вопросы остаются без ответа, а проект простаивает.

Почему поэтапный переход надёжнее?

При поэтапном переходе система вводится в эксплуатацию модуль за модулем. Каждый этап доводится до конца, его результатом начинают пользоваться, а следующий этап начинается с учётом полученного опыта. Проблемы выявляются, пока они малы, команда привыкает к системе постепенно, а отдача от вложений становится видна уже с первым модулем.

Дорожная карта из семи шагов

1. Составьте карту процессов. Запишите шаги, ответственных и исключения каждого процесса. Цель — увидеть текущее положение дел таким, какое оно есть.
2. Упростите. Уберите лишние согласования и повторяющиеся шаги до того, как переносить их в ПО. Автоматизация плохого процесса лишь ускоряет его.
3. Выберите первый модуль. Начните с области, где возникает больше всего проблем или которая питает остальные процессы; в большинстве компаний это управление складом и заказами.
4. Очистите данные. Устраните дубликаты в основных данных (клиенты, товары, поставщики), определите правила кодирования и проверьте данные перед переносом.
5. Запустите системы параллельно. В течение короткого времени используйте старую и новую системы вместе и сравнивайте результаты. Чем дольше длится этот период, тем больше двойная нагрузка; заранее ограничьте его срок.
6. Обучайте и поддерживайте. Проводите обучение с учётом ролей; на первые недели организуйте канал поддержки, где на вопросы будут отвечать быстро.
7. Измерьте результат и переходите к следующему модулю. Оцените результат по таким показателям, как время обработки заказа, точность данных об остатках или срок закрытия месяца.

Готовая ERP или индивидуальная?

В областях, определённых законодательством, — таких как бухгалтерский учёт и расчёт заработной платы — готовые пакеты обычно являются правильным выбором. А вот в операционных процессах, которые отличают компанию от конкурентов, подгонка пакета под процесс может обернуться высокими затратами на адаптацию. Распространённая и работающая схема — вести финансовую часть в готовой программе, операционной деятельностью управлять с помощью специально разработанных модулей и связать их интеграцией.

Привычки, повышающие шансы на успех

• Назначить на проект ответственного с полномочиями со стороны бизнес-подразделения.
• Определить измеримую цель для каждого модуля.
• Не пытаться решить все исключения в первой версии, а составить их список и расставить приоритеты.
• Вовлекать ключевых пользователей в процесс начиная с этапа проектирования.

ERP — это не установка программы, а изменение того, как работает компания; а изменения закрепляются тогда, когда ими управляют шаг за шагом.

Чтобы выстраивать ваши процессы модуль за модулем, ознакомьтесь с нашей услугой разработки CRM- и ERP-систем.