Individuelles CRM oder Standard-CRM? Ein Vergleich für Ihr Unternehmen
Standard-CRM-Pakete ermöglichen einen schnellen Start, ein individuelles CRM passt zu Ihren Prozessen. Ein ehrlicher Vergleich der beiden Ansätze hinsichtlich Kostenstruktur, Integration, Dateneigentum und Wartung.
Alp3 Min. Lesezeit
Eine CRM-Software (Kundenbeziehungsmanagement) bündelt Kundendatensätze, Verkaufschancen, Angebote und die Kommunikationshistorie an einem Ort. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Standard-CRMs. Dennoch erwägen viele Unternehmen irgendwann, ein eigenes CRM entwickeln zu lassen. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wie spezifisch der Vertriebsprozess des Unternehmens ist.
Gegenüberstellung
| Kriterium | Standard-CRM | Individuelles CRM |
|---|---|---|
| Zeit bis zum Start | Kurz; Start nach Einrichtung und Konfiguration | Erfordert Analyse, Design und Entwicklung |
| Kostenstruktur | Laufendes Abonnement pro Benutzer | Investition zu Beginn, danach Wartung |
| Prozesspassung | Man passt sich dem Ablauf an, den das Paket vorgibt | Der Ablauf wird nach dem Prozess des Unternehmens gestaltet |
| Integration | Auf die vom Anbieter bereitgestellten Anbindungen beschränkt | Mit jedem benötigten System möglich |
| Daten und Eigentum | Die Daten liegen in der Infrastruktur des Anbieters | Daten und Quellcode gehören dem Unternehmen |
| Wartung | Übernimmt der Anbieter | Übernimmt das Unternehmen oder der Softwarepartner |
| Roadmap | Bestimmt der Anbieter | Bestimmt das Unternehmen |
Wann ist ein Standard-CRM die richtige Wahl?
- wenn Ihr Vertriebsprozess aus Standardschritten besteht (Lead, Gespräch, Angebot, Abschluss),
- wenn das Team klein ist und Sie sofort starten möchten,
- wenn Sie keine tiefe Integration mit anderen Systemen benötigen,
- wenn noch nicht absehbar ist, wie sich der Prozess in der kommenden Zeit entwickeln wird.
In diesem Fall ist es sinnvoll, mit einem Standardpaket zu beginnen und den Bedarf im Einsatz kennenzulernen.
Wann wird ein individuelles CRM sinnvoll?
- wenn Ihr Vertriebsprozess Schritte enthält, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen spezifisch sind (etwa Besichtigung vor Ort, Muster, technische Freigabe, Händlerkanal),
- wenn das CRM in Echtzeit Daten mit Lager-, Produktions-, Buchhaltungs- oder Außendienstsystemen austauschen muss,
- wenn die Abonnementkosten mit steigender Benutzerzahl zu einem spürbaren Posten werden,
- wenn das Team die meisten Masken des Standardpakets nicht nutzt und seine eigentliche Arbeit in Excel erledigt.
Wie lassen sich die Gesamtkosten vergleichen?
Ein Vergleich über ein einziges Jahr führt in die Irre. Listen Sie für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren die folgenden Posten untereinander auf:
- Standard-CRM: Abonnement (Benutzerzahl × Laufzeit), Zusatzmodule, Integrations- und Anpassungskosten, Schulung.
- Individuelles CRM: Entwicklung, Hosting, Wartung und Support, Entwicklung für neue Anforderungen.
Rechnen Sie auch die manuelle Arbeit ein, die dort anfällt, wo der Prozess nicht zur Software passt; meist sind das die größten versteckten Kosten.
Der dritte Weg: ein hybrider Ansatz
Die beiden Optionen schließen einander nicht aus. Für die Standardteile ein Standard-CRM zu nutzen, die unternehmensspezifischen Prozesse in einer separaten Anwendung zu führen und beide per Integration zu verbinden, ist eine häufig gewählte Lösung. Ebenso ist es möglich, mit einem Standardpaket zu beginnen und Ihre Daten später in ein individuelles System zu überführen; stellen Sie dafür sicher, dass das von Ihnen gewählte Paket den Export der Daten erlaubt.
Kurze Checkliste vor der Entscheidung
- Haben Sie Ihren Vertriebsprozess Schritt für Schritt aufgeschrieben?
- Welche Schritte sind in jedem Unternehmen gleich, welche sind spezifisch für Sie?
- Mit welchen Systemen muss das CRM Daten austauschen?
- Wie viele Benutzer wird es in drei Jahren geben?
- In welchem Werkzeug erledigt Ihr Team seine Arbeit heute tatsächlich?
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