لماذا تتعثر مشاريع ERP؟ خارطة طريق للانتقال التدريجي

ERP (تخطيط موارد المؤسسة) يوحّد إجراءات الشركة مثل المشتريات والمخزون والإنتاج والمبيعات والمالية في نظام واحد. ولأن أثره كبير فالتوقعات منه عالية أيضًا. لكن مشاريع ERP من أكثر المشاريع البرمجية تعثرًا، وأسباب ذلك غير تقنية في أغلب الأحيان.

خمسة عوامل تُعثِّر المشاريع

1. تناول النطاق دفعة واحدة

محاولة نقل جميع الإجراءات إلى النظام الجديد في وقت واحد تجعل التأخير في قسم واحد يوقف المشروع كله. وكلما كبر النطاق كبر معه الغموض.

2. عدم توثيق الإجراءات كتابةً

في كثير من الشركات تعيش الإجراءات في أذهان الأشخاص. فالاستثناءات وقواعد الموافقة والعادات من نوع "هكذا نفعلها دائمًا" لا تظهر إلا عند إعداد النظام.

3. جودة البيانات

عندما تُنقل سجلات العملاء المكررة ورموز المنتجات غير المتسقة والمعلومات الناقصة إلى النظام الجديد، تكون المشكلة قد نُقلت معها. وتنقية البيانات تستغرق عادةً وقتًا أطول من المتوقع.

4. مقاومة التغيير

النظام الجديد يغيّر طريقة العمل التي اعتادها الناس منذ سنوات. وعندما لا يُشرَك المستخدمون في المسار يواصلون استخدام جداولهم القديمة إلى جانب النظام الجديد.

5. عدم وضوح المسؤولية

عندما لا يوجد مسؤول داخلي يتخذ القرارات ويحدد الأولويات، تبقى الأسئلة بلا جواب وينتظر المشروع.

لماذا يكون الانتقال التدريجي أكثر أمانًا؟

في الانتقال التدريجي يُشغَّل النظام وحدةً تلو الأخرى. تُستكمَل كل مرحلة في حد ذاتها وتُستخدم، ثم تبدأ المرحلة التالية بما استُخلص منها من دروس. تظهر المشكلات وهي صغيرة، ويعتاد الفريق على النظام تدريجيًا، ويبدأ عائد الاستثمار بالظهور مع الوحدة الأولى.

خارطة طريق من سبع خطوات

1. ارسموا خريطة الإجراءات. اكتبوا خطوات كل إجراء والمسؤولين عنه واستثناءاته. الهدف رؤية الوضع القائم كما هو.
2. بسّطوا. أزيلوا الموافقات غير الضرورية والخطوات المتكررة قبل نقلها إلى البرمجيات. فأتمتة إجراء سيئ لا تفعل سوى تسريعه.
3. اختاروا الوحدة الأولى. ابدؤوا بالمجال الذي تكثر فيه المشكلات أو الذي يغذّي الإجراءات الأخرى؛ وهو في معظم الشركات إدارة المخزون والطلبيات.
4. نقّوا البيانات. أزيلوا التكرار من البيانات الرئيسية (العملاء، المنتجات، المورّدون)، وحدّدوا قواعد الترميز وتحققوا من صحة البيانات قبل نقلها.
5. شغّلوا النظامين بالتوازي. استخدموا النظام القديم والنظام الجديد معًا لفترة قصيرة وقارنوا النتائج. وكلما طالت هذه الفترة ازداد عبء العمل المزدوج؛ فحدّدوا مدتها منذ البداية.
6. درّبوا وادعموا. قدّموا التدريب بحسب الدور؛ وأنشئوا في الأسابيع الأولى قناة دعم تُجاب فيها الأسئلة بسرعة.
7. قيسوا ثم انتقلوا إلى الوحدة التالية. قيّموا النتيجة بمؤشرات مثل مدة معالجة الطلبيات أو دقة المخزون أو مدة الإقفال في نهاية الشهر.

ERP جاهز أم ERP مخصص؟

في المجالات المحددة بالتشريعات مثل المحاسبة والرواتب تكون الحزم الجاهزة عادةً الخيار الصحيح. أما في إجراءات العمليات التي تميّز الشركة عن منافسيها، فقد يولّد تطويع الحزمة لتلائم الإجراء تكلفة تكييف مرتفعة. ومن الترتيبات الشائعة والناجحة إبقاء الجانب المالي في برنامج جاهز، وإدارة العمليات بوحدات مطوَّرة خصيصًا، وربط الاثنين بالتكامل.

عادات تعزّز النجاح

• تعيين مسؤول مخوَّل من قسم الأعمال للمشروع،
• تحديد هدف قابل للقياس لكل وحدة،
• إدراج الاستثناءات في قائمة وترتيبها حسب الأولوية بدل محاولة حلّها في النسخة الأولى،
• إشراك المستخدمين الرئيسيين في المسار منذ مرحلة التصميم.

ERP ليس تثبيت برنامج، بل تغيير في طريقة عمل الشركة؛ والتغيير يدوم عندما يُدار خطوة بخطوة.

لتناول إجراءاتكم وحدةً تلو الأخرى، يمكنكم الاطلاع على خدمتنا في تطوير برمجيات CRM وERP.